SAC – Terms of Reference

L’Ontario Dig Authority est le plus récent organisme administratif de sécurité publique de la province, à la suite des modifications apportées à sa loi habilitante, la Loi de 2012 sur le système d’information sur les infrastructures souterraines en Ontario, en 2022. L’organisation agit comme un lien de communication entre les propriétaires d’infrastructures enfouies et les excavateurs qui prévoient de creuser dans la province de l’Ontario.

Le mandat de l’Ontario Dig Authority est de promouvoir l’excavation sécuritaire et de protéger les infrastructures souterraines. Elle est responsable de recueillir les demandes de localisation provenant des parties qui ont l’intention de creuser, y compris les propriétaires et les excavateurs, et d’aviser les propriétaires d’infrastructures concernés de l’endroit et du moment où les localisations doivent avoir lieu. Plus de 1 million de localisations ont été demandées en 2023, ce qui a entraîné l’envoi de plus de 6 millions d’avis aux propriétaires d’infrastructures souterraines (PIS) par l’Ontario Dig Authority.

Le Conseil consultatif des intervenants (CCI) appuie l’ODA dans la réception de rétroaction sur les grandes initiatives stratégiques liées à son mandat. Veuillez noter que le CCI n’est pas un comité du conseil d’administration. Le CCI fournit des conseils indépendants à l’équipe de direction de l’Ontario Dig Authority, y compris au président-directeur général.

Objet et portée

Pour appuyer son mandat de faciliter l’excavation sécuritaire, l’ODA sollicitera les conseils et les commentaires des intervenants et des partenaires de l’industrie par l’entremise du CCI en tant qu’initiative d’engagement clé. Le CCI ne remplace pas le Comité des opérations de l’organisation, un groupe composé de représentants du secteur pour conseiller sur des questions techniques et opérationnelles, et ne fait pas double emploi avec celui-ci, mais des efforts seront faits pour s’assurer que chaque comité est soutenu et utilisé efficacement, et qu’une collaboration a lieu, y compris des réunions conjointes lorsque cela est approprié. Le CCI ne remplace pas non plus l’engagement direct avec l’industrie qui peut se produire dans le cadre de diverses initiatives où les commentaires des intervenants peuvent être sollicités.

Le but du conseil est de :

Favoriser une communication ouverte

Établir un environnement de transparence et de dialogue ouvert entre tous les membres du conseil, favorisant la compréhension mutuelle et la collaboration.

Fournir une orientation stratégique

Offrir des idées, des perspectives et des recommandations précieuses à l’équipe de direction de l’ODA, en veillant à ce que les décisions stratégiques s’alignent sur les intérêts et les attentes des intervenants.

Cerner les tendances et les risques émergents

Agir à titre d’organe consultatif avant-gardiste, en cernant les tendances émergentes, les risques potentiels et les occasions au sein de l’industrie ou des domaines pertinents.

Conseille sur les intérêts des intervenants

Fournit un contexte, un historique, des données et des conseils stratégiques reflétant les intérêts divers des différents groupes de intervenants, en veillant à ce que leurs avis soient partagés et leurs préoccupations soulevées.

Améliorer la réputation de l’organisation

Contribue à renforcer la réputation et la crédibilité de l’ODA en démontrant un engagement envers la participation des intervenants et une prise de décision responsable.

Principes de fonctionnement

Les membres du CCI seront guidés par les principes suivants :

Les membres du CCI conviennent de présenter les points de vue globaux de leurs intervenants respectifs au meilleur de leurs capacités.
Les membres du CCI ne prennent pas compte de leurs stratégies et objectifs concurrentiels respectifs lors des réunions du CCI.
Bien qu’un consensus soit préférable, les conseils fournis à l’ODA serviront à appuyer la prise de décision interne.
Chaque membre est un participant égal dans tous les aspects du fonctionnement du CCI; et
L’ODA s’engage à la transparence et à une communication ouverte concernant ses activités, ses plans et les décisions prises en fonction des recommandations du CCI.

Structure du Conseil consultatif

Les membres siégeront sur une base volontaire, avec l’approbation de l’ODA, en tenant compte des critères approuvés par l’organisation.

Le CCI doit être composé d’un maximum de douze membres, comme suit :

Un président nommé par l’ODA.
Un vice-président nommé par l’ODA.
Representatives which include at least one user of the services provided by ODA, at least one representative for a Municipality or association of Municipalities, and at least one representative from an association advocating for excavators who rely on the services provided by ODA or underground infrastructure owners.
Des représentants supplémentaires au besoin, tels que des membres d’organismes de réglementation, des représentants des consommateurs et des fonctionnaires.

Les membres du CCI sont sélectionnés par l’ODA en fonction de leurs connaissances et de leur expérience pertinentes dans les secteurs de l’excavation et de la construction. On s’attend à ce qu’ils s’engagent à présenter les points de vue des intervenants sur diverses questions.

L’ODA travaillera avec le conseil pour assurer la représentation d’un groupe équilibré de participants de l’industrie.

Lorsque des postes se libèrent, les membres du CCI sont encouragés à soumettre des noms de représentants de l’industrie pour nomination au CCI. L’ODA peut choisir de recruter de nouveaux membres du conseil en affichant les postes vacants sur son site Web ou en communiquant directement par courriel avec des candidats potentiels.

Rémunération et dépenses

Les membres du CCI agissent à ce titre sans rémunération et aucun membre du conseil ne doit, directement ou indirectement, tirer profit de son poste.

Les membres du CCI peuvent être remboursés par l’ODA pour les dépenses raisonnables dûment engagées dans l’exercice de leurs fonctions, lorsque ces dépenses ne sont pas remboursées par leur employeur.

Mandat

Le mandat des membres du CCI est d’une durée maximale de trois (3) ans. Les mandats des membres du CCI seront échelonnés afin d’assurer la continuité et le fonctionnement efficace du CCI. Le mandat des membres du CCI est d’une durée maximale de trois (3) ans et un membre du conseil sera admissible à un nouveau mandat, à condition qu’il continue de satisfaire aux exigences de qualification pour être membre du conseil.

Le renouvellement du mandat sera à la discrétion de l’ODA et sera fondé sur l’assiduité du membre, sa participation, l’actualité de son expérience et la possibilité de le remplacer.

Pour assurer l’efficacité et l’efficience des travaux du CCI, le président du conseil est encouragé, au terme de son mandat, à demeurer au sein du CCI pendant au moins un an à titre d’ancien président. Cela permettra à l’ancien président d’offrir un soutien au nouveau président dans le processus de transition.

L’ODA travaillera avec le CCI pour évaluer annuellement ses travaux et son incidence afin de s’assurer qu’elle atteint ses buts et objectifs tels que définis dans le mandat.

Membres suppléants

Pour assurer la cohérence et la continuité, les membres du CCI sont encouragés à nommer un membre suppléant qui pourra assister aux réunions du CCI à leur place s’ils sont dans l’impossibilité d’y assister. Les membres suppléants suggérés doivent être recommandés au président du CCI pour approbation par le président du conseil, le vice-président et l’ODA.

Nouveaux membres

Les nouveaux membres nommés au CCI recevront une orientation qui décrit le mandat du conseil, les rôles et responsabilités des membres ainsi qu’un aperçu général des types de questions discutées au sein du conseil.

Rôles et responsabilité

Président(e) du CCI :

Le président du CCI est responsable de :

Assurer la liaison avec l’ODA pour établir les priorités, un plan de travail, des plans de projet et les ordres du jour des réunions du CCI.
En collaboration avec la haute direction de l’ODA, gérer les réunions.
Rencontrer le chef de la direction et l’équipe de haute direction, et potentiellement des membres du conseil d’administration, concernant les questions soumises au CCI, au besoin; et
Fournir un rapport écrit annuel au conseil d’administration sur les activités du CCI, dont certains aspects seront inclus dans le rapport annuel de l’ODA.

Vice-président(e) du CCI :

Le vice-président du CCI agit à titre de président si le président est dans l’impossibilité d’agir et assumera les responsabilités du président tel qu’indiqué ci-dessus.

Soutien du secrétariat du CCI

Le soutien du secrétariat sera assuré par le chef de la stratégie et le chef de la réglementation. Le secrétariat devra :

Fournir un soutien à la présidence et au CCI pour remplir les fonctions décrites ci-dessus, notamment en aidant à l’élaboration d’un plan de travail et de plans de projet pour les priorités, les ordres du jour du CCI, les rapports officiels, les procès-verbaux des réunions et les documents conseillant sur les activités prioritaires.
Aider à mener les réunions pour veiller à ce que les discussions soient ciblées et mènent aux décisions requises par l’organisation.
Allouer les ressources de base et veiller au respect des directives sur les dépenses, au remboursement rapide des dépenses personnelles des membres et à la prise en compte et à la satisfaction des besoins en matière d’accessibilité.

Rapports au conseil

En coordination avec la haute direction de l’ODA, la présidence du CCI doit préparer un rapport annuel visant à communiquer les principales réalisations du conseil au cours de l’exercice financier.

Les rapports doivent être soumis et présentés au PDG, à la haute direction et au conseil d’administration soixante (60) jours après la fin de l’exercice financier et serviront d’intrants au rapport annuel de l’organisation.

L’objectif du processus de rapport annuel du CCI est de :

Documenter les activités clés et les recommandations formulées par le conseil.
Faciliter une divulgation complète.
Renforcer l’engagement de l’ODA envers la transparence et la responsabilité publique; et
Offrir au PDG, à la haute direction et au conseil d’administration l’occasion d’examiner la relation avec le CCI, ses progrès et son efficacité, ainsi que la capacité de l’ODA à soutenir les activités du CCI.

Une analyse des renseignements présentés dans le rapport sera effectuée afin de cerner les grandes tendances des problèmes courants qui nécessitent des mesures supplémentaires. Au besoin, la présidence et la vice-présidence du CCI auront l’occasion de présenter en personne les questions clés ou critiques au PDG et à la haute direction ou au conseil d’administration de l’ODA.

Structure et procédure des réunions

Les réunions du CCI auront lieu au moins tous les trimestres. Les membres devront assister à au moins 75 % des réunions. Les réunions seront prévues à l’avance et se tiendront virtuellement, avec jusqu’à trois réunions en personne par année. Le président du CCI sera responsable de mener les réunions, avec le soutien de l’ODA, et d’assurer un leadership pour obtenir des résultats. En l’absence de la présidence, la vice-présidence présidera la réunion. Le quorum pour les réunions est constitué de la majorité des membres du CCI, ou de leurs membres suppléants approuvés.

Les recommandations du CCI seront établies par consensus dans la mesure du possible.

L’ordre du jour et les documents de réunion seront diffusés au moins sept jours ouvrables avant les réunions du CCI. Les procès-verbaux des réunions et les mesures à prendre pour les membres seront distribués dans les trois (3) semaines suivant les réunions du CCI et seront publiés sur le site Web de l’ODA.

Communications

En tant que représentants des intervenants, les membres du conseil acceptent de communiquer autant d’informations que possible entre leur industrie/associations et le conseil, afin de garantir que les recommandations formulées répondent au mieux aux besoins de l’industrie dans son ensemble et que l’industrie soit informée des résultats obtenus.

L’ODA s’engage à assurer une communication efficace avec les conseils et utilisera les formes suivantes pour faciliter cela :

Réunions officielles et ordre du jour.
Notes d’information / notes de synthèse.
Procès-verbaux des réunions.
Plan d’action / rapports d’étape; et
Plans de travail et plans de projet.

En tant que principale source d’information pour les intervenants au sujet du CCI, l’ODA tiendra son site Web à jour, notamment en publiant les procès-verbaux, les listes des membres et les dates des prochaines réunions.

Confidentialité

Chaque employé de l’ODA est tenu de protéger la confidentialité des renseignements exclusifs ou sensibles, des conclusions d’audit et des dossiers. Cette obligation s’étend aux membres du CCI, ainsi qu’aux renseignements ou aux dossiers relatifs au CCI. Par conséquent, chaque membre du CCI doit garder confidentiels tous les renseignements de l’ODA ou de tiers de nature exclusive, confidentielle ou sensible, y compris les renseignements et les dossiers relatifs aux travaux du CCI, qui leur sont communiqués ou divulgués, ou auxquels ils ont accès en leur qualité de membre du CCI.

Conflit d’intérêts

Il est reconnu que les membres du CCI peuvent tirer un avantage direct ou indirect des résultats de délibérations précises du CCI. Tous les membres sont tenus de s’abstenir d’utiliser leur poste pour obtenir un avantage ou pour influencer tout autre membre, organisation ou secteur industriel.

Tout conflit, réel ou perçu, doit être divulgué avant chaque réunion. Les décisions concernant les mesures d’atténuation seront prises et appliquées par l’ODA.